Las tres en una tabla
| Documento | Para qué sirve | ¿Es comprobante del SRI? |
|---|---|---|
| Proforma | Cotizar: detalle y precio que se ofrece antes de la compra | No. No figura entre los comprobantes de venta del Reglamento |
| Factura | Respaldar la venta de bienes o la prestación de servicios | Sí, es comprobante de venta |
| Nota de crédito | Anular operaciones, aceptar devoluciones o conceder descuentos y bonificaciones | Es un documento complementario de la factura |
La proforma
El Reglamento de Comprobantes de Venta del SRI, en su artículo 1, enumera los comprobantes: facturas, notas de venta, liquidaciones de compra, tiquetes de máquinas registradoras y boletos, entre otros. La proforma no está en esa lista, así que no sirve para sustentar costos ni crédito tributario. Como buena práctica, una proforma clara indica la fecha, los productos con su cantidad, el precio, si incluye IVA, las condiciones de pago y hasta cuándo es válida.
La factura
Se emite al transferir bienes o prestar servicios. El artículo 11 del Reglamento dice que se desglosa el IVA cuando el comprador tiene derecho a crédito tributario o es consumidor final y la usa para gastos personales, y que no se desglosa en ventas a consumidor final. Si usted es empresa y necesita deducir, dé siempre su RUC y razón social.
La nota de crédito
Debe indicar el tipo, la serie y el número de la factura a la que corrige (artículo 15). Desde el 1 de agosto de 2025 el SRI ordena que se anule solo lo emitido con errores o por una operación que no se realizó. Una factura electrónica se anula en línea hasta el día 7 del mes siguiente; pasado ese plazo, solo con nota de crédito. Desde el 1 de enero de 2026, las facturas a «consumidor final» ya transmitidas no se pueden anular y tampoco procede nota de crédito.
Un ejemplo en Guayaquil
- Un local de Urdesa pide cotización de equipos: recibe una proforma.
- Acepta y paga: se emite la factura con sus datos.
- Devuelve un equipo dentro del plazo: se emite una nota de crédito por ese valor, ligada a la factura.
Errores comunes
- Pagar contra una proforma y no exigir la factura: sin factura no hay sustento.
- Pedir «anular» una factura fuera de plazo sin saber que ahora corresponde nota de crédito.
- Emitir la factura a «consumidor final» cuando el cliente necesitaba crédito tributario.
Cuándo le conviene llamar a un profesional
Cuando una devolución cruza meses o declaraciones, cuando el cliente pide que se cambie el RUC de la factura, o cuando no está seguro de si lo que emitió se puede anular, consulte antes con un contador.
En CESCAC lo atiende…
La línea Contable de CESCAC emite facturas, notas de crédito y retenciones autorizadas por el SRI y le explica cuál corresponde en cada caso.
- Línea: Contabilidad CESCAC, por la línea corporativa de WhatsApp +593 93 923 0827.
- Quién: un contador CPA designado a su caso.
- Horario: por WhatsApp; el horario exacto de respuesta de la línea contable se le confirma en el primer mensaje.
- Cómo se cotiza: diagnóstico inicial sin costo y honorario fijo por escrito. Iguala mensual desde $60 más IVA, y facturación electrónica SRI a $9,99 al mes con IVA incluido (valores referenciales de la página de Contabilidad al 1 de octubre de 2026).
Preguntas frecuentes
¿Una proforma sirve para deducir gastos?
No. Para sustentar costos y gastos se necesita un comprobante de venta, como la factura.
¿Qué documento debo pedir cuando pago?
La factura u otro comprobante de venta de los que enumera el artículo 1 del Reglamento; una proforma no basta.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir una nota de crédito?
La Resolución NAC-DGERCGC25-00000017 eliminó el plazo de 12 meses que fijaba la Resolución 14: hoy la nota de crédito se emite solo en los casos del Reglamento (anular operaciones, aceptar devoluciones o conceder descuentos) y el SRI puede verificar su uso. Si la corrección toca un período ya declarado, consulte a su contador.
¿Puedo anular una factura a consumidor final?
No. Desde el 1 de enero de 2026, una factura con la leyenda «consumidor final» ya transmitida al SRI no se puede anular y tampoco procede nota de crédito (Resolución NAC-DGERCGC25-00000014, reformada por la NAC-DGERCGC25-00000017).
¿Quién recibe la nota de crédito?
Quien recibe el bien o servicio; en la copia debe constar su nombre, su RUC, cédula o pasaporte y la fecha de recepción.
Otras cosas que encuentra en CESCAC
CESCAC reúne ocho líneas bajo un mismo techo, cada una con un profesional encargado:
- Salud: GEOMED Health Center: consulta general desde $25 y con intensivista $35; atiende una persona al 098 147 0454.
- Contabilidad: iguala mensual desde $60 y facturación electrónica SRI a $9,99 al mes, con contador a cargo.
- Línea Blanca: más de 1.500 productos, por reserva: se confirma el stock y luego se paga.
- CEVACONSTRUC: obra civil y remodelaciones, con un encargado de obra.
- Alquiler de maquinaria: concretera, compactador vibratorio, plancha compactadora, alisadora y escaleras; se alquila, no se vende.
- SUBLIMETSA: uniformes y sublimación, con precio por cotización.
- SERVINOTEC: mantenimiento y soporte informático.
- Taller Creativo: branding y diseño gráfico.
Fuentes
- SRI, Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios
- SRI, Resolución NAC-DGERCGC25-00000014 (anulación de comprobantes electrónicos, 27 de junio de 2025)
- SRI, Resolución NAC-DGERCGC25-00000017 (reforma del 29 de julio de 2025: plazo del día 7 y vigencia desde el 1 de enero de 2026)
- SRI, Boletín NAC-COM-25-072 (30 de diciembre de 2025) sobre la transmisión inmediata
- SRI, Facturación electrónica
Datos y precios de CESCAC revisados el 1 de octubre de 2026. Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de un contador o abogado para su caso.